Gestione documentale e conservazione sostitutiva con Alfresco
Processi di gestione dei documenti semplificati e velocizzati grazie ad Alfresco
Per la gestione di una mole di documenti estremamente elevata, una delle principali cooperative italiane nel settore della GDO aveva bisogno di una soluzione scalabile, facilmente integrabile con i sistemi esistenti e in grado di semplificare e velocizzare i processi di gestione ed archiviazione dei documenti.
La soluzione doveva inoltre garantire costi di manutenzione ed evoluzione contenuti.
La scelta di Alfresco ECM
Omnia ha individuato in Alfresco ECM la soluzione migliore, perché in grado di garantire:
- l’integrazione con i principali sistemi informativi del cliente (come SAP);
- workflow di approvazione dei documenti, per la semplificazione dei processi;
- un’interfaccia intuitiva per ricercare (in modalità full text) i documenti e poterli modificare online;
- l’attivazione di oltre 600 utenti con diversi livelli di accesso e profilazione.
15
Milioni di documenti complessivamente gestiti
2
Milioni di nuovi documenti ogni anno
0.5
Milioni di documenti in conservazione sostitutiva ogni anno
Omnia Group si è occupata di:
- Archiviazione tramite Alfresco di tutti i contratti con i fornitori nonché di tutti i contratti emessi dal provider telefonico della Società; il progetto ha richiesto di integrare Alfresco in tutti i punti vendita, per consentire agli operatori di negozio il caricamento dei contratti di telefonia e l’avvio del workflow di approvazione.
- Acquisizione, archiviazione e gestione di tutti i documenti del ciclo amministrativo e contabile: fatture attive e passive di varia natura, libri e registri IVA, LUL, scritture contabili e inventariali; l’alimentazione della piattaforma è nella quasi totalità implementata tramite flussi informatici automatici, che gestiscono i documenti sia di natura cartacea che digitale;
- Integrazione con SAP: grazie all’apposito connettore (Connexas), Alfresco è stato integrato con il sistema SAP per la consultazione delle immagini delle registrazioni direttamente dall’ambiente ERP;
- Integrazione di un servizio di conservazione digitale a norma dei documenti archiviati, tramite la partnership con un provider di terze parti accreditato Agid.
Evoluzioni tecnologiche del progetto
Il progetto è stato realizzato a partire dal 2014 ed ha seguito importanti innovazioni tecnologiche. Recentemente, Omnia ha realizzato un’innovativa interfaccia, basata sulla tecnologia Angular, che rende la dashboard di consultazione più user-friendly e più personalizzabile.
