Fatturazione elettronica e controllo del ciclo passivo
Processi più snelli con la Fatturazione Elettronica
Nel 2018, con l’introduzione della Fatturazione Elettronica Obbligatoria, una delle principali cooperative italiane nel settore della GDO doveva integrare i propri sistemi di fatturazione con lo SDI (Sistema di Interscambio) dell’Agenzia delle Entrate.
Inoltre, il cliente voleva sfruttare questa occasione per centralizzare i propri processi di fatturazione attiva, così da gestire l’integrazione con lo SDI a partire da un unico repository, ed efficientare e velocizzare i processi di approvazione e messa in pagamento delle fatture passive, smistandole il più automaticamente possibile ai vari uffici di competenza.
Una soluzione custom per l'efficientamento dei processi
Omnia ha realizzato una serie di soluzioni custom, in grado di:
- raccogliere gli .xml prodotti dai vari flussi di fatturazione attiva sul sistema di Gestione Documentale Alfresco ECM ed inviarli al provider che si interfaccia con lo SDI;
- smistare automaticamente le fatture passive verso i vari uffici competenti, grazie ad un sistema che impiega tecniche di machine learning.
I numeri del progetto
250K
Fatture attive gestite ogni anno
40K
Fatture passive gestite ogni anno
5
Flussi di fatturazione diversi
Centralizzazione dei file fattura con Alfresco
Omnia ha realizzato i sistemi che consentono la generazione del file fattura in formato .xml, ma occorreva anche raccogliere gli .xml generati dai vari flussi di fatturazione (5 flussi diversi) e centralizzarli su un unico strumento.
Lo strumento utilizzato è l’Enterprise Content Management Alfresco, dove gli .xml vengono firmati digitalmente (e quindi inviati in conservazione a norma di legge) e poi inoltrati al provider che si occupa della trasmissione allo SDI.
Infine, è stato implementato un flusso di ritorno delle ricevute di consegna delle fatture attive che, transitando su Alfresco, vengono smistate verso gli applicativi che hanno generato le relative fatture in modo da riconciliarle con i documenti originali.
Verifica automatica delle fatture passive
Per quanto riguarda lo smistamento automatico delle fatture passive, grazie ad un algoritmo alimentato da tecniche di machine learning, Omnia ha sviluppato un applicativo in grado di leggere gli .xml, di smistare le fatture in ingresso e di distribuirle agli uffici competenti (ad esempio, Ufficio fornitori, Ufficio estero, Ufficio merci ecc…) così da velocizzare le operazioni di verifica.
Grazie agli strumenti di machine learning impiegati, il software sarà in grado di distribuire le fatture con sempre maggiore precisione, basando le sue decisioni sulle scelte effettuate dagli operatori addetti alla verifica.
