Informativa Privacy Clienti/Fornitori

Ai sensi e per gli effetti dell’art. 13 D. Lgs 196/2003 (in seguito “Codice Privacy”) e degli artt. 12 e seguenti del Regolamento UE 2016/679 (in seguito “GDPR”) si informa che i dati personali da Lei forniti, ovvero altrimenti acquisiti nell’ambito delle nostre attività, formeranno oggetto di trattamento nel rispetto delle norme sopra richiamate e degli obblighi di riservatezza cui è ispirata l’attività della nostra azienda.

1. Estremi identificativi del Titolare

Il Titolare del trattamento è Omnia Service Italia S.r.l. a socio unico, con sede in Viale Ludovico Ariosto 492/P, 50019 Sesto Fiorentino (FI), posta elettronica gdpr@mniagroup.it.

Il legale rappresentante è Francesco Persiano, Presidente.

2. Finalità e base giuridica del trattamento cui sono destinati i dati personali

I dati personali dell’interessato, nella sua veste – a seconda dei casi – di cliente o di fornitore sono trattati nell’ambito delle seguenti attività di Omnia Service Italia S.r.l. a socio unico, da esercitarsi anche attraverso la partecipazione in altre società: analisi, sviluppo e manutenzione di software, commercializzazione di licenze o servizi, per finalità correlate all’esecuzione di un contratto di vendita (con il cliente) o di fornitura (con il fornitore) di cui l’interessato è parte o all’esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso, e cioè:

1) finalità connesse ad un obbligo previsto dalla legge, da un regolamento o dalla normativa comunitaria, nonché da disposizioni di autorità a ciò legittimate e di organi di vigilanza e controllo;

2) finalità correlate e strumentali alla gestione dei rapporti con clienti e fornitori.

I dati personali trattati dei clienti e dei fornitori sono quelli riportati, rispettivamente, nel contratto di vendita o di fornitura, nell’incarico o in altro atto intercorrente con Omnia Service Italia S.r.l. a socio unico (es.: dati anagrafici quali nominativo, luogo e data di nascita, indirizzo di residenza o domicilio, codice fiscale, ecc.; dati di contatto quali telefono, fax, e-mail, ecc.), e possono essere integrati con quelli relativi alle vicende del rapporto.

Qualora – nei rapporti con i clienti e con i fornitori – si creino situazioni concrete ed oggettive per cui debbano essere trattati dati dell’interessato facenti parte delle categorie particolari di dati personali, il relativo trattamento avviene solo laddove ciò si renda necessario per la vendita o la fornitura, a condizione che, comunque, sussistano i presupposti di liceità di trattamento previsti dall’Art. 9 del RGPD e, segnatamente, che l’interessato abbia prestato il suo consenso esplicito al trattamento di tali dati personali.

3. Modalità del trattamento

Il trattamento dei dati personali è realizzato per mezzo delle operazioni indicate all’art. 4 Codice Privacy e dell’art. 2 del GDPR, precisamente: raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, consultazione, elaborazione, modifica, selezione, estrazione, utilizzo, comunicazione, cancellazione e distruzione dei dati.

I dati personali verranno trattati in forma cartacea, informatizzata e telematica mediante strumenti idonei a garantire la sicurezza e la riservatezza, ed inseriti nelle

pertinenti banche dati cui potranno accedere gli incaricati al trattamento dei dati.

Il trattamento dei dati personali forniti potrà essere effettuato, per conto della nostra azienda, con le suddette modalità e con criteri di sicurezza e riservatezza equivalenti:

• da società, enti o consorzi che ci forniscono specifici servizi:
• da organismi (pubblici o privati) che svolgano attività complementari a quelli della nostra azienda, ovvero necessarie all’esecuzione delle operazioni o dei servizi richiesti o che comunque verranno richiesti in futuro.

Tutte le operazioni di trattamento dei dati sono attuate in modo da garantire l’integrità, la riservatezza e la disponibilità dei dati personali.

4. Luogo di trattamento

I dati vengono attualmente trattati ed archiviati presso la sede legale Viale Ludovico Ariosto 492/P, 50019, Sesto Fiorentino (FI). Sono inoltre trattati, per conto della Scrivente, da professionisti e/o società incaricati di svolgere attività tecniche, di sviluppo, legali, gestionali e amministrativo – contabili.

5. Periodo di conservazione dei dati

Il periodo massimo di conservazione dei dati personali dei clienti e dei fornitori è di dieci anni dall’ultima necessità di trattamento verificatasi, sempreché specifiche disposizioni normative di carattere civile e/o penale e/o fiscale o dell’autorità giudiziaria non consentano e suggeriscano o, rispettivamente, non prevedano o impongano un diverso periodo di conservazione.

6. Natura obbligatoria o facoltativa del conferimento dei dati e conseguenze di un eventuale rifiuto al conferimento

Il conferimento dei dati è obbligatorio per tutto quanto è richiesto dagli obblighi legali e contrattuali e pertanto l’eventuale rifiuto a fornirli in tutto o in parte può dar luogo all’impossibilità per Omnia Service Italia S.r.l. a socio unico di dare esecuzione al contratto o di svolgere correttamente tutti gli adempimenti, quali quelli di natura retributiva, contributiva, fiscale e assicurativa, connessi al rapporto.

7. Ambito di comunicazione e diffusione dei dati

In relazione alle finalità indicate al punto 2, i dati potranno essere comunicati ai seguenti soggetti:

• società associate o collegate;
• soggetti che possono accedere ai dati in forza di disposizione di legge, di regolamento o di normativa comunitaria, nei limiti previsti da tali norme (Autorità giudiziarie);
• soggetti che hanno necessità di accedere ai dati per finalità ausiliarie al rapporto che intercorre tra le parti, nei limiti strettamente necessari per svolgere i compiti ausiliari;
• soggetti nostri consulenti, nei limiti necessari per svolgere il loro incarico presso la nostra organizzazione, previo nostra lettera di incarico che imponga il dovere di riservatezza e sicurezza.

8. Trasferimento dei dati all’estero

I dati forniti verranno trattati solo all’interno del territorio italiano e comunque non trasferiti a terzi con sede presso Paesi Terzi non europei.

9. Esistenza di un processo decisionale automatizzato

Omnia Service Italia S.r.l. a socio unico non adotta alcun processo decisionale automatizzato, compresa la «profilazione», cioè qualsiasi forma di trattamento automatizzato di dati personali consistente nell’utilizzo di tali dati personali per valutare determinati aspetti personali relativi ad una persona fisica, in particolare per analizzare o prevedere aspetti riguardanti il rendimento professionale, la situazione economica, la salute, le preferenze personali, gli interessi, l’affidabilità, il comportamento, l’ubicazione o gli spostamenti di detta persona fisica.

10. Diritti di cui agli artt. 15, 16, 17 18, 20, 21 e 22 del REG. UE 2016/679

La informiamo che in qualità di interessato, relativamente ai dati personali, può esercitare i diritti previsti dagli artt. 15, 16, 17 18, 20, 21 e 22 del GDPR UE 2016/679 (di cui viene allegata copia), nei limiti dell’art. 23 del GDPR UE 2016/679. In caso di sottoscrizione di una qualsiasi forma di consenso al trattamento richiesto dalla Omnia Service Italia S.r.l. a socio unico si fa presente che l’interessato può revocarlo in qualsiasi momento, fatti salvi gli adempimenti obbligatori previsti dalla normativa vigente al momento della richiesta di revoca, contattando il Titolare del trattamento ai recapiti riportati al punto 1 del presente documento.

Ha oltre il diritto di proporre reclamo all’Autorità di controllo, per i suddetti diritti, che potrà far valere rivolgendo apposita richiesta al Titolare del trattamento e/o al responsabile del trattamento, come indicati al punto 1.

ESTRATTO DAL CAPO III “DIRITTI DELL’INTERESSATO” GDPR UE 2016/679

Art. 15-Diritto di accesso

L’interessato ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano e in tal caso, di ottenere l’accesso ai dati personali e alle informazioni riguardanti il trattamento.

Art. 16 – Diritto di rettifica

L’interessato ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la rettifica dei dati personali inesatti che lo riguardano senza ingiustificato ritardo. Tenuto conto delle finalità del trattamento, l’interessato ha il diritto di ottenere l’integrazione dei dati personali incompleti, anche fornendo una dichiarazione integrativa.

Art. 17 – Diritto alla cancellazione (diritto all’oblio)

L’interessato ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la cancellazione dei dati personali che lo riguardano senza ingiustificato ritardo e il titolare del trattamento ha l’obbligo di cancellare senza ingiustificato ritardo i dati personali.

Art. 18 – Diritto di limitazione del trattamento

L’interessato ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la limitazione del trattamento quando ricorre una delle seguenti ipotesi:

1. a) l’interessato contesta l’esattezza dei dati personali, per il periodo necessario al titolare del trattamento per verificare l’esattezza di tali dati personali;
2. b) il trattamento è illecito e l’interessato si oppone alla cancellazione dei dati personali e chiede invece che ne sia limitato l’utilizzo;
3. c) benché il titolare del trattamento non ne abbia più bisogno ai fini del trattamento, i dati personali sono necessari all’interessato per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria;
4. d) l’interessato si è opposto al trattamento ai sensi dell’articolo 21, paragrafo 1, in attesa della verifica in merito all’eventuale prevalenza dei motivi legittimi del titolare del trattamento rispetto a quelli dell’interessato.

Art. 20 – Diritto alla portabilità dei dati

L’interessato ha il diritto di ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati personali che lo riguardano forniti a un titolare del trattamento e ha il diritto di trasmettere tali dati a un altro titolare del trattamento senza impedimenti da parte del titolare del trattamento cui li ha forniti.

Nell’esercitare i propri diritti relativamente alla portabilità dei dati a norma del paragrafo 1, l’interessato ha il diritto di ottenere la trasmissione diretta dei dati personali da un titolare del trattamento all’altro, se tecnicamente fattibile.

Art. 21 – Diritto di opposizione

L’interessato ha il diritto di opporsi in qualsiasi momento, per motivi connessi alla sua situazione particolare, al trattamento dei dati personali che lo riguardano ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettere e) o f), compresa la profilazione sulla base di tali disposizioni.

Articolo 22 – Processo decisionale automatizzato relativo alle persone fisiche, compresa la profilazione

1 – L’interessato ha il diritto di non essere sottoposto a una decisione basata unicamente sul trattamento automatizzato, compresa la profilazione, che produca effetti giuridici che lo riguardano o che incida in modo analogo significativamente sulla sua persona.
2 – Il paragrafo 1 non si applica nel caso in cui la decisione:
a) sia necessaria per la conclusione o l’esecuzione di un contratto tra l’interessato e un titolare del trattamento;
b) sia autorizzata dal diritto dell’Unione o dello Stato membro cui è soggetto il titolare del trattamento, che precisa altresì misure adeguate a tutela dei diritti, delle libertà e dei legittimi interessi dell’interessato;
c) si basi sul consenso esplicito dell’interessato.
3 – Nei casi di cui al paragrafo 2, lettere a) e c), il titolare del trattamento attua misure appropriate per tutelare i diritti, le libertà e i legittimi interessi dell’interessato, almeno il diritto di ottenere l’intervento umano da parte del titolare del trattamento, di esprimere la propria opinione e di contestare la decisione.
4 – Le decisioni di cui al paragrafo 2 non si basano sulle categorie particolari di dati personali di cui all’articolo 9, paragrafo 1, a meno che non sia d’applicazione l’articolo 9, paragrafo 2, lettere a) o g), e non siano in vigore misure adeguate a tutela dei diritti, delle libertà e dei legittimi interessi dell’interessato.