La fatturazione elettronica a PA e privati: meglio integrare il proprio ECM

La fatturazione elettronica e l’Agenzia delle Entrate: modalità di invio e aggiornamenti

La fatturazione elettronica è la modalità unica e obbligatoria di trasmissione delle fatture da parte degli imprenditori nei confronti di altri soggetti privati, siano essi possessori di partita IVA a loro volta o semplici consumatori. L’obbligatorietà della trasmissione elettronica della fattura tra soggetti privati è stata introdotta dal 1° gennaio 2019, cinque anni più tardi rispetto all’obbligatorietà imposta per la fatturazione verso le pubbliche amministrazioni.

La fatturazione elettronica è gestita attraverso il Sistema di Interscambio (SdI) dell’Agenzia delle Entrate dove i documenti vengono caricati in formato .xml. Riguarda sia i soggetti possessori di partita IVA che i singoli consumatori. In particolare, si parla di fatturazione B2B quando entrambi i soggetti coinvolti hanno partita IVA, mentre si parla di B2C quando chi emette fattura è possessore di partita IVA, mentre il destinatario è un semplice consumatore.

Prima di accedere alla piattaforma, le imprese hanno dovuto adeguare il proprio software gestionale alla fatturazione elettronica. Attraverso l’applicativo gestionale, integrato ai flussi di fatturazione, il responsabile può compilare la fattura, firmarla digitalmente (se necessario) e infine inviarla al SdI. In alternativa, è possibile creare l’.xml direttamente sul sito dell’Agenzia delle entrate, soluzione per cui hanno optato in particolare le piccole realtà. Mentre prima veniva creato, ed eventualmente stampato un file .pdf, ora è necessario generare il file .xml e caricarlo sul Sistema di Interscambio dal quale il destinatario può recuperare la fattura.

Il passaggio dal Sistema di Interscambio vale anche per la fatturazione elettronica passiva. Il software di gestione funge da intermediario con lo SdI, recependo e registrando automaticamente le fatture passive in contabilità, risparmiando l’impiegato dal dover scaricare le fatture dal Sistema di Interscambio.  

L’agenzia delle Entrate si occupa anche della conservazione degli .xml trasmessi tramite il SdI. Normalmente però le grandi realtà aziendali si dotano di soluzioni specifiche per questo scopo che siano maggiormente integrabili con il proprio ecosistema applicativo e più efficaci. Con un software di Entreprise Content Management, per esempio, è anche possibile convertire in file digitali tutti quei documenti che, a differenza delle fatture attive e passive, non nascono in formato elettronico ma che possono essere comunque conservati in modalità sostitutiva per un numero di anni che varia in base alla tipologia di documento. Questo permette di attuare un processo di conservazione sostitutiva che permette l’eliminazione di tutto il cartaceo e del suo costo cospicuo di gestione, la riduzione dello spazio fisico per l’archiviazione dei documenti, diversi benefici per l’ambiente. Con la conservazione sostitutiva si va a completare il servizio di gestione dei documenti grazie al quale è davvero possibile dire addio alla carta!

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Il ruolo della consulenza informatica di Omnia Group nella fatturazione elettronica attiva e passiva

Per un importante cliente, Omnia Group si è occupata del passaggio alla fatturazione elettronica, integrando i sistemi di fatturazione con il Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate. Questo è stato fatto apportando soluzioni personalizzate per collezionare gli .xml dai cinque flussi di fatturazione attiva sull’ECM Alfresco e inviarli al provider che si interfaccia con il Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate. Tutti gli .xml generati vengono quindi centralizzati sul sistema di Gestione Documentale Alfresco ECM, dove vengono firmati digitalmente ed inviati al provider che si occupa della trasmissione al SdI.

Per quanto riguarda la fatturazione passiva, gli .xml delle fatture vengono raccolti e centralizzati su un applicativo denominato “Smistatore” che, grazie ad un algoritmo alimentato da tecniche di machine learning, è in grado di leggere gli .xml, di smistare le fatture in ingresso e di distribuirle agli uffici competenti così da velocizzare le operazioni di verifica.

Tutte le fatture attive e passive così raccolte, unitamente ad altre tipologie di documenti archiviati sull’ECM Alfresco, vengono estratte dal sistema e sottoposte al processo di conservazione a norma di legge.

Per maggiori informazioni sui progetti di fatturazione elettronica attiva e passiva portati avanti da Omnia Group, visita la nostra pagina dedicata!