Perchè investire nella gestione documentale? 

A ribadire l’importanza della gestione documentale, l’ultimo report di Industry Research prevede che il mercato dell’Enterprise Content Management registrerà un aumento del CAGR (tasso annuo di crescita composta) del 14,36% nel periodo 2019-2024.

La ragione di fondo della crescita della digitalizzazione dei documenti è senza dubbio l’ampio spazio occupato dai fogli cartacei e l’alto rischio di deperibilità degli stessi. La gestione dei documenti attraverso software specifici è quindi la soluzione perfetta per entrambe le problematiche.

L’Enterprise Content Management comprende la gestione di tutte le fasi del contenuto:

  • Creazione
  • Conservazione
  • Versioni multiple
  • Delivery
  • Archiviazione

Inoltre, il continuo progresso delle tecnologie impiegate nei sistemi di Gestione documentale li rende sempre più efficienti e sicuri, caratteristica fondamentale quando si tratta del processo relativo ai documenti della propria azienda. La gestione documentale permette alle aziende di coordinare al meglio la creazione, l’approvazione, la revisione e il consumo di documenti elettronici. Inoltre, fornisce funzionalità chiave come la profilazione dei file, i sistemi di ricerca e la cronologia delle revisioni e garantisce un forte controllo sulla sicurezza dei documenti. Anche il cloud ha portato numerosi vantaggi in questo settore: fornisce infatti facile accesso ai documenti e ai relativi software ed è uno strumento cost-effective.

Ecco i vantaggi derivanti dall’impiego di un Enterprise Content Management nella tua azienda:

  • Riduzione dei costi relativi al consumo di carta e recupero dello spazio fisico in ufficio;
  • Maggior produttività delle risorse e dell’organizzazione grazie all’immediata disponibilità dei contenuti e dei documenti e quindi anche un importante risparmio in termini di tempo (per l’archiviazione e la ricerca dei documenti);
  • Minimizzazione dei rischi legati ai dati che sono conservati in un ambiente sicuro, garantendo l’accesso ai file solo ad account autorizzati ed evitando pericolose fuoriuscite di informazioni;
  • Maggiore sicurezza grazie allo stretto controllo sui processi di accesso e di autorizzazione che permettono agli utenti e agli amministratori di controllare o nascondere le informazioni;
  • Disponibilità di tutti i documenti in un’unica dashboard, che permette di monitorare e controllare tutte le componenti con un semplice click. I file sono visualizzati in tempo reale e solo da parte degli utenti che hanno l’autorizzazione;
  • Possibilità di integrare le diverse applicazioni dell’azienda, e quindi tutte le informazioni disponibili, mediante una strategia di system integration, così da garantire l’ottimizzazione dei processi.

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Secondo uno studio del 2017, condotto da Forrester su sette imprese americane di grandi dimensioni, nei soli tre anni successivi all’inizio della gestione documentale, l’azienda sarebbe in grado di risparmiare 1,5 milioni di dollari solo grazie alla semplificazione della rete di stampanti, alla riduzione dei costi di conformità, ai risparmi sui costi di archiviazione e alla disattivazione di vecchi strumenti. 

Scegliere Alfresco per il tuo Enterprise Content Management 

Tra i software di Enterprise Content Management, molte aziende hanno optato per Alfresco, un software altamente performante e user-friendly. Questa piattaforma è sul mercato dal 2005 e negli anni si è sempre confermata come un punto di riferimento nel mercato delle soluzioni per la gestione documentale.

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Alfresco può essere installato nella versione Community, opensource e gratuita, oppure in versione Enterprise, che presenta costi di licenza. Le due versioni condividono lo stesso codice ma la versione Enterprise include delle estensioni che migliorano l’amministrazione, aumentano la scalabilità e la performance attraverso il clustering e permettono maggior connettività, necessaria nei deploy aziendali.

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In entrambe le versioni, il prodotto Alfresco si è sempre dimostrato all’avanguardia e assicura assoluta qualità e sicurezza nella gestione dei dati. Cisco, la Nasa, SAP e più di 13mila aziende in tutto il mondo utilizzano Alfresco Enterprise per non preoccuparsi più dei propri documenti e poter cercare, consultare e archiviare i file nel mondo più efficiente e veloce possibile.

Proprio per questi motivi, OmniaGroup lavora su progetti Alfresco dal 2011. Grazie ad un team composto da due ECM Tech Leader e otto Document Processing Specialist, ha realizzato progetti di Enterprise Content Management ambiziosi, tra i quali ricordiamo la a realizzazione del sistema di gestione documentale ed archiviazione sostitutiva dei documenti fiscali di una delle più grandi cooperative italiane nel mondo della GDO.

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