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Gestione documentale: per un futuro Paperless!


Condivisione, revisione e approvazione dei documenti diventano processi semplici e veloci grazie alla digitalizzazione dei documenti e degli archivi cartacei

Gestione documentale - Enterprise Content Management

L’implementazione di un sistema ECM (Enterprise Content Management) per la gestione documentale porta alle aziende una serie di vantaggi:

  • Produttività – Quando il personale lavora su attività più strategiche rispetto alla ricerca dei documenti, come customer care, ricerca e sviluppo e promozione, tutta la produttività dell’azienda cresce;
  • Efficienza – Condivisione, revisione ed approvazione dei documenti diventano processi semplici e veloci, da qualsiasi browser web o mobile;
  • Risparmio – Un Enterprise Content Management riduce gli errori, i costi e i rischi di una gestione documentale manuale;
  • Valore – Una gestione elettronica dà maggiore valore al patrimonio documentale aziendale perché rende la sua consultazione molto più efficace e funzionale
  • Controllo – Tramite funzioni di analisi e reportistica si possiede una visibilità dettagliata del modo in cui le risorse aziendali gestiscono e condividono i contenuti, evidenziando dove i processi aziendali possono migliorare.
Gestione documentale – I nostri casi di successo
Enterprise Content Management – Quanto risparmio?
Omnia Group - Gestione documentale e digitalizzazione documenti

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Le nostre soluzioni

Alfresco ECM

Alfresco rappresenta la principale alternativa per la gestione della documentazione prodotta e ricevuta all’interno di un’organizzazione perché coniuga l’innovazione dell’open source con la stabilità di un’autentica piattaforma per aziende.

Avvalendosi dei contributi della comunità, un software realizzato in modalità open source raggiunge una complessità notevolmente maggiore di quanto potrebbe ottenere un software proprietario, in tempi molto rapidi e senza costi di licenza.

Alfresco permette di archiviare i documenti, catalogarli, creare loro versioni, ricercarli (anche in maniera estremamente sofisticata e selettiva) e definire regole di gestione dei flussi.

I vantaggi di Alfresco:

  • nessun costo di licenza;
  • ricerca per metadati e per testo (full-text);
  • interfaccia di ricerca semplice ed intuitiva;
  • possibilità di attivare Workflow automatici per integrare i contenuti nei processi aziendali;
  • gestione granulare dei permessi e degli utenti;
  • App mobile nativa disponibile.

OnBase

OnBase è la soluzione di gestione documentale di Hyland, azienda statunitense leader nel mercato degli Enterprise Content Management System. OnBase offre soluzioni altamente specializzate che assicurano la massima sicurezza e scalabilità del progetto.

Grazie agli oltre 200 moduli e le numerose integrazioni con sistemi ERP/CRM/HR, OnBase è la soluzione ideale per integrare tutti i processi aziendali secondo standard di settore certificati, consentendo agli utenti di ampliare le proprie soluzioni nel momento in cui il business cresce e si evolve.

 

I vantaggi di OnBase:

  • altamente scalabile;
  • facilmente integrabile con gli altri sistemi informativi aziendali;
  • possibilità di utilizzare il Cloud di OnBase;
  • accesso via web e dispositivi mobile;
  • possibilità di attivare Workflow automatici per integrare i contenuti nei processi aziendali.

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I nostri casi di successo


Conservazione sostitutiva con Alfresco

Omnia Group - Content Management

Per un’importante società cooperativa nell’ambito della Grande Distribuzione Organizzata, OmniaGroup ha realizzato un progetto per la reingegnerizzazione dei flussi documentali riguardanti la documentazione fiscale e per l’introduzione di una piattaforma documentale basata sul software Alfresco. 

Ad oggi, OmniaGroup supporta il cliente nella gestione elettronica di circa 15 Milioni di documenti (corrispondenti agli ultimi dieci anni) con un tasso di crescita di 2 milioni di documenti all’anno di cui 500.000 soggetti a Conservazione Sostitutiva.

Dematerializzazione dei punti socio con OnBase

Per tre delle più importanti cooperative italiane nell’ambito della Grande Distribuzione Organizzata, OmniaGroup ha realizzato una soluzione che permette di dematerializzare i documenti prodotti nei punti socio delle cooperative e quindi di:

  • attivarne la conservazione digitale;
  • permetterne la consultazione online;
  • ridurre i costi di gestione dei documenti contabili dei punti socio;
  • fruire e distribuire i documenti archiviati, in sicurezza, su tutta l’organizzazione;
  • attivare processi automatici di gestione dei documenti (workflow).

 

Per il progetto, OmniaGroup ha integrato un set di tecnologie altamente avanzate:

  • sistema di Enterprise Content Management (Hyland OnBase) fruito in Cloud;
  • servizio di Conservazione Sostitutiva fornito in modalità SaaS;
  • sistema di Firma Elettronica Avanzata Grafometrica (HitSignUp di Hit) utilizzabile attraverso dispositivi tablet Wacom;
  • MulesoftESB e WS02 ESB come orchestratori della soluzione.

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Quanto costa un archivio cartaceo?


Un archivio di 10.000 documenti cartacei costa 6.800€ ogni anno e ogni ricerca effettuata tra i suoi documenti costa 1,293€.Con l’introduzione si un sistema di gestione elettronica dei documenti, i costi di archiviazione di un documento si riducono del 500%, mentre i costi per l’effettuazione delle ricerche da parte degli addetti si riducono dell’800%.

Questo perché si abbattono sia i costi degli archivi fisici e degli spazi di stoccaggio (sostituiti dal cloud, il cui costo pesa in maniera infinitesimale sul singolo documento) sia quelli di censimento e ricerca manuale del documento (fasi velocizzate e semplificate in maniera rilevante tramite il software di gestione documentale); inoltre la copia del documento non viene più effettuata tramite fotocopiatrice ma con un semplice passaggio di file elettronici.

Quanto costa un documento cartaceo - Omnia Group
Quanto costa un ECM - Omnia Group

Quanto costa un sistema di gestione elettronica dei documenti?

I costi necessari all’implementazione di un sistema di gestione documentale, pertanto, vengono rapidamente coperti dai savings derivanti dall’abolizione degli archivi cartacei.

Il raggiungimento del break even point varia in base al tipo di soluzione scelta ed alla quantità di documenti trattati, ma l’andamento dei costi può essere riassunto nel grafico a fianco.

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