Software gestione documentale: i top player del mercato ECM

Software gestione documentale open source enterprise

Il software gestione documentale è la soluzione IT pensata per gestire i flussi di documenti, dalla loro creazione all’archiviazione. Ogni azienda deve gestire annualmente migliaia di documenti e spesso trova difficoltà nella loro condivisione e archiviazione. Questo perché non si avvale di una piattaforma unica che funga da contenitore, dentro al quale poter gestire in totale sicurezza tutti i documenti e renderne più facile la consultazione e la condivisione interna.

Il software per la gestione documentale è un applicativo in uso oramai da alcuni anni ma, grazie a nuove tecnologie, si è arricchito di funzionalità. Ovviamente, ogni software offre servizi e funzionalità diverse e sta al team IT optare per la soluzione più adatta ai propri processi aziendali.

Omnia Group lavora principalmente con il software Alfresco e OnBase. Alfresco è un software gestione documentale open source e offre due versioni: la community, gratuita e adatta alle realtà con flusso di documenti contenuto e la versione Enterprise, ricca di nuove feature e premiata da Gartner e Forrester.

Onbase invece è un software documentale proprietario, pluripremiato e scelto anche da diversi enti governativi americani.

Software di gestione documentale: sceglierlo in base alle funzionalità ricercate

OnBase è il software gestione documentale che automatizza i tuoi processi, gestisce i tuoi documenti in totale sicurezza su un’unica piattaforma e lavora con gli altri applicativi per condividere le informazioni sia all’interno dell’azienda che esternamente. Il fatto di avere tutti i documenti su un’unica piattaforma permette un maggior controllo e maggiore visibilità sui tuoi processi.

Le funzionalità che contraddistinguono OnBase sono:

• La tracciatura di ogni modifica ai tuoi documenti che assicura la versione sempre aggiornata agli utenti;
• La firma elettronica certificata è facile e accessibile da diversi dispositivi;
• Sistema di ricerca dei documenti sempre più preciso e veloce, così da ridurre il tempo dedicato alla ricerca di un determinato file;
• Condivisione dei documenti ai giusti dipendenti;
• Tracciamento facile dei dipendenti per gli audit di conformità normativa.

Oltre a queste, ci sono tante funzionalità avanzate da poter integrare. Innanzitutto, l’automazione dei processi passando dai documenti. OnBase automatizza le attività ripetitive, permettendo ai dipendenti di concentrarsi su attività dal valore più elevato e garantendo al contempo che i documenti vengano consegnati alle persone giuste al momento giusto.

OnBase software gestione documentale offre altri servizi aggiuntivi altamente innovativi e performanti: la generazione di documenti ed il record management. Inoltre, la piattaforma è altamente integrabile e ad ogni modifica a un documento su un determinato programma, il sistema aggiorna quel documento presente sugli altri software. Questo rende i dati accurati anche in un sistema integrato: non c’è confusione tra le informazioni e permette agli utenti di poter trarre il massimo vantaggio dai documenti.

Altro aspetto interessante di questo software è Onbase Workflow: un motore di automazione e un sistema di routing elettronico consentono alle organizzazioni di organizzare il lavoro in modo più rapido ed efficiente. In questo modo le organizzazioni riducono notevolmente i tempi di elaborazione dei documenti, aumentando la produttività del personale.

Software per la gestione documentale: Alfresco ECM

Alfresco è un software gestione documentale open source e prevede due versioni: la Community e l’Enterprise. 

>> Leggi anche “Alfresco Community vs Enterprise: quale versione scegliere?”

La versione Community è adatta a piccole aziende che non hanno bisogno delle funzioni avanzate del software, mentre la versione Enterprise ha tutte le funzionalità più innovative tanto che Alfresco è stato nominato “Leader” nel Magic Quadrant di Gartner dedicato al mercato delle “Content Services Platforms”.

Alfresco Content Service è il software ECM e presenta diverse componenti:

• Gestione dei documenti;
• Cattura e scannerizzazione dei documenti;
• Enterprise collaboration;
• Information governance;
• Intelligence & Analytics.

Per quanto riguarda la gestione dei documenti, Alfresco offre un sistema di ricerca che rende possibile trovare un determinato file in pochissimi click, grazie a potenti filtri di ricerca e pratici suggerimenti. I documenti inoltre sono raggruppati non per la loro posizione all’interno dell’ecosistema ma per le loro caratteristiche comuni. L’accesso alla ricerca dei documenti e quindi ai file stessi può avvenire da qualsiasi dispositivo, permettendo agli utenti di avere la documentazione di cui hanno bisogno sempre a portata di mano.

Con Alfresco, inoltre, è possibile catturare tutte le informazioni chiave presenti in documenti cartacei e riportarli in digitale, in modo da poter gestire e indirizzare i processi business più importanti. Alfresco software gestione documentale quindi, non si occupa solo di dare vita a documenti digitali, ma anche di dematerializzare i documenti cartacei.

Con l’Enterprise collaboration invece, i team possono estendere senza problemi i vantaggi basati su cloud di Microsoft 365 e Google Docs, a contenuti importanti per tutta l’azienda. Alfresco Collaboration Connector per Microsoft 365 fornisce l’integrazione nativa per creare documenti di Office e collaborare senza problemi, in tempo reale, utilizzando le familiari applicazioni Web di Microsoft Office. Mentre l’integrazione con Google Docs permette di editare i documenti che sono contenuti in Alfresco, direttamente da Google Docs e di poterli condividere con i propri collaboratori.

Alfresco Information Governance gestisce l’uso, la sicurezza, la conservazione e la disposizione delle informazioni aziendali. La governance delle informazioni è infatti l’unico modo per soddisfare i rigorosi obblighi di conformità odierni, evitando la perdita di dati, riducendo i rischi per la sicurezza e prevenendo il sovraccarico di informazioni, con il vantaggio di risparmiare tempo e denaro.

Infine, Alfresco software gestione documentale presenta componenti di intelligenza artificiale: a questo proposito, leggi l’articolo dedicato!