Alfresco gestione documentale: le novità del software

Gli aggiornamenti del software di gestione documentale Alfresco

A partire dal 2019, il software Alfresco gestione documentale, ha rilasciato alcuni aggiornamenti dei suoi componenti, nell’ottica di agevolare la ricerca dei documenti e introducendo modelli di Machine Learning e di Intelligenza Artificiale.

Con le continue modifiche ai regolamenti nazionali e sovranazionali sul trattamento dei dati e sulla privacy, in particolare a seguito dell’introduzione del GDPR negli stati dell’Unione Europea, le aziende hanno sempre maggiori difficoltà nella gestione dei contenziosi e i rischi riguardanti possibili infrazioni, e conseguenti multe, sono più elevati.

Per aiutare i propri utenti, Alfresco ha introdotto alcune novità ai Governance Service, come Alfresco Federation Services. Secondo il principio del “Manage in place”, le aziende possono salvare e conservare i documenti all’interno del programma di condivisione dei file utilizzato (es. Dropbox, Microsoft SharePoint) ma usufruiscono comunque dei benefici del programma Alfresco gestione documentale grazie a una connessione dei due software.

Con la sincronizzazione del desktop, gli utenti sono sottoposti agli stessi criteri di gestione dei record sia quando accedono a un documento dal proprio computer, sia quando lo visualizzano dal repository centrale.

Per quanto riguarda la conservazione dei documenti legali, la nuova release rende più semplice la ricerca e la gestione dei file da parte degli utenti: li aiuta infatti a identificare contenuti pertinenti grazie a principi di Intelligenza Artificiale applicati a “Legal Hold”, ossia la modalità per preservare la sicurezza dei dati chiave, parte di eDiscovery di Alfresco Enterprise.

All’aumentare della complessità e del numero di contenziosi, l’aggiornamento di questo strumento velocizza e ottimizza il tempo speso alla ricerca di un determinato documento e dei contenuti rilevanti.

Alfresco gestione documentale ha inoltre aggiunto alcuni elementi di Machine Learning alla piattaforma: i dati non strutturati vengono valorizzati grazie a modelli di ML personalizzati con i quali è possibile arricchire i contenuti archiviati sul software per gestione documenti Alfresco.

La gestione documentale con Alfresco nel 2020

I modelli di Machine Learning personalizzati possono essere associati ai metadati in Alfresco:

• è possibile configurare entità personalizzate (es. nome del prodotto) e fare leva su questi dati per controllare le anomalie o specifiche tendenze riguardo a quel contenuto specifico;
• si possono definire le categorie e organizzare i gruppi di documenti in categorie specifiche e classificarli automaticamente;
• è possibile cercare i contenuti non strutturati filtrando la ricerca per contesto di business e trovarli così più facilmente.

L’ultimo elemento innovativo rilasciato dal software per gestione documentale Alfresco è il nuovo Content Connector for Azure. Questo permette ai clienti di sfruttare il cloud di Microsoft, utilizzandolo come principale servizio cloud. In questo modo si riducono i costi di archiviazione dovuti alle soluzioni on-premise, ma i clienti usufruiscono comunque dei vantaggi relativi al controllo sull’archiviazione dei dati offerti da Alfresco.

Alfresco, nominato “Challenger” nell’ultimo report di Gartner per la Gestione e Archiviazione documentale, è il software per gestione documentale che Omnia ha scelto per i suoi clienti. Oltre alla visione puntuale e completa del settore dell’ECM, Alfresco è soprattutto un valore aggiunto dal punto di vista dell’impatto economico sul business. Secondo il report di Forrester pubblicato pochi giorni fa, le aziende che hanno utilizzato questo software per la gestione dei documenti hanno ottenuto un Ritorno sull’Investimento del 201%. Con 2 ECM Tech Leader e 8 Document Processing Specialist, Omnia Group è il partner ideale per implementare tutte le funzioni di Alfresco gestione documentale e ottenere i vantaggi di questo software tra i più innovativi del mercato ECM.